Vraagstukken rondom inrichting besturing deel 3
22 FEBRUARI 2022
In mijn werk voor bestuurders merk ik dat zij bij besturingsvraagstukken vaak direct denken aan een structuurwijziging en een reorganisatie. Het beeld was en is nog steeds: “we doen af en toe een reorganisatie en dan zijn we weer voor een aantal jaren klaar”. Mijn ervaring is dat dit in de praktijk een te bot mes blijkt te zijn, vaak onnodig veel tijd en gedoe oplevert en dat het de problemen lang niet altijd echt oplost. In dit derde deel bespreek ik een aspect van effectieve besturing dat steeds relevanter wordt; de kwaliteit van de ondersteuning door de stafdiensten en de samenwerking tussen de staf en de lijn.
Wat was er aan de hand?
In dit derde voorbeeld gaat het om een middelgrote instelling die een vrijwel landelijke dekking heeft omdat de organisatie een zorg christelijke grondslag biedt. Ik ken de organisatie al langer. Het zijn bevlogen mensen met hart hebben voor de client. De grote spreiding van de dienstverlening betekent wel dat de organisatie een forse uitdaging heeft. Denk alleen al aan het afsluiten van contracten met een groot aantal gemeenten. In de afgelopen jaren heeft de organisatie veel geïnvesteerd in de kwaliteit van de aansturing van het primair proces. Gedurende dit proces waren de stafdiensten eigenlijk wat uit beeld geraakt. De bestuurder benaderde mij met de vraag wat hij aan moest met zijn stafdiensten. Hij merkte dat de contacten tussen de staf en de lijn organisatie niet soepel liepen en de stafdiensten te weinig klantgericht en te traag waren. Zijn vraag was ‘moet ik het niet anders inrichten’? Maar misschien helpt dat ook wel niet…..en vraagt dit probleem iets anders.
Wat hebben we gedaan?
Ook in deze situatie hebben we weer een groot aantal interviews en workshops gedaan. Wat mij trof in deze interviews was hoe complex de werkzaamheden van de medewerkers uit stafdiensten waren. Zelfs op het oog simpele processen als de afhandeling van declaraties door zorgadministratie zijn inmiddels bijna hogere wiskunde geworden door alle eisen die de verschillende financiers stellen. Het belang van goede zorgadministratie, HR en applicatiebeheer is zeer groot. Zo krijgt applicatiebeheer meer een meer een cruciale functie voor goed en efficiënt lopende zorg.
De managers en professionals in de lijn vonden dat zij beter bediend zouden moeten worden. Hun focus lag -terecht- bij de zorgverlening en niet bij het uitvoeren van werk dat de stafdiensten nodig hebben om hun eigen werk te kunnen doen. Er was weinig begrip over en weer. Iedereen stond onder druk.
In een aantal workshops tussen lijn en staf is de complexiteit van het werk van de stafdiensten en de behoeften aan beide kanten (lijn en staf) besproken. In deze gesprekken ontstond begrip over en weer en werd ook duidelijk dat investeren in de kwaliteit van de stafdiensten geld oplevert. Betere declaratieprocessen, minder inhuur externen en efficiëntere app’s zijn belangrijk en hebben veel impact. Een tweede belangrijk inzicht was dat besluiten die de bestuurder en het MT namen steeds vaker gevolgen hebben voor ICT (vooral applicatiebeheer en security) en dat dit een fors onderschat aspect was.
Effectieve besturing is een werkwoord
Wat leverde het op?
Eigenlijk was er al een hoop gewonnen met de erkenning die de bedrijfsvoeringsafdelingen voelden door de gesprekken met de lijn. Daarnaast heeft de bestuurder besloten ondanks de krappe financiële middelen de bezetting van een aantal staffuncties te verstevigen en meer leidinggevende capaciteit in te zetten. Op de verschillende niveaus in de organisatie zijn overleggen ingericht tussen staf en de aandachtsfunctionarissen voor de verschillende staffuncties in de lijn. Ook het MT werkt aan meer bewustzijn van de impact van beslissingen voor de verschillende staffuncties en meer prioritering van innovaties. Kortom ook in dit geval was uitsluitend verandering van de aansturing niet de oplossing. Het ging veel meer over erkenning, bemensing en samenwerking.
Drieluik Vraagstukken rondom inrichting
In het drieluik ‘Vraagstukken rondom inrichting’ komen de volgende drie delen aan de
orde:
Deel 1: Grote reorganisaties zijn achterhaald, maar wat dan wel?
Deel 2: Reorganisatie in de praktijk een te bot mes
Deel 3: Effectieve besturing vraagt een sterke staf
BIO
Margrietha heeft haar wortels in de zorg en is daarnaast gespecialiseerd in vraagstukken op het gebied van toezicht en besturing. Zij ondersteunt raden van toezicht en raden van bestuur bij complexe vraagstukken in sturing, samenwerking en organisatie-ontwikkeling.
