Wat is de Workout-methode?

Het begin: analyse met betrokken medewerkers

Gewoon beginnen is het devies. Mensen die zelf betrokken zijn bij de uitvoering en ideeën hebben voor vernieuwing (soms vanuit frustratie), vormen de sleutel voor een realistisch en vernieuwend proces. De uitdaging is om met die kennis en ervaring de brug te slaan van het ‘hier en nu’ naar datgene wat mogelijk is. Vanuit de dagelijkse praktijk en de knelpunten (zoals bijvoorbeeld wachttijden, kosten en risico’s), komen we samen met de organisatie tot een herontwerp. ‘Stretchen’ is belangrijk: hogere doelen durven stellen, kijken om patronen te zien en doorbreken.

Experimenteren

Een Workout-team werkt samen als in een startup, met een informele rolverdeling en snelle besluitvorming. Dit is belangrijk om te leren en te ontwikkelen en creativiteit in te brengen. Vernieuwen doe je niet door een rapport op te leveren. Naast een herdefinitie op de tekentafel is het belangrijk om het nieuwe ontwerp te doorleven, uit te proberen en te verbeteren. Dat doen we eerst kleinschalig in een experiment of proeftuin.

Slagkracht en snelheid

De Workout-methode is geen ‘one size fits all’ aanpak. Elk project en elk probleem vraagt zijn eigen aanpak. Wel zijn er soortgelijke stappen of fases te onderscheiden. De doorlooptijd van een Workout varieert van een paar weken tot enkele maanden. Slagkracht en snelheid is echter een belangrijk onderdeel van het succes, dus een strakke aanpak is nodig om de doorlooptijd beperkt te houden.

Vaste Workout-fases

1. Voorbereiding
2. Exploreren / analyseren
3. Herontwerpen ‘van buiten naar binnen’
4. Stapsgewijs het nieuwe ontwerp testen
5. Implementatie

Belangrijke condities voor een succesvolle Workout

• Medewerkers doen het zelf
• Interne projectmanager managet het proces
• Procesbegeleider (extern) ondersteunt de projectleider, het team en ‘on the job’
• Topmanagement geeft ruimte en steun
• Project heeft eigen ritme, buiten de lijndynamiek
• Wat eruit komt, gaan we doen

De geschiedenis

De Workout-methode is eind jaren ’80 van de vorige eeuw ontstaan. De werkwijze is bedacht bij General Electric, een van de grootste bedrijven ter wereld, en heeft geholpen om een grote transformatie van het bedrijf te realiseren. De kern daarvan was: minder bureaucratie, empowerment van medewerkers en permanent leren en ontwikkelen. General Electric is vervolgens één van de meest winstgevende en innovatieve bedrijven geworden.

De Galan Groep werkt al jaren met de Workout-methode. Dankzij onze ervaring in verschillende organisaties, zoals UWV, Dienst Justitiële Inrichtingen en USG People, ontwikkelen we de methode steeds verder door.