We komen allemaal wel eens te laat op een afspraak. De ene wat vaker dan de ander. Je blijft wat te lang bij een vorige afspraak, een vergadering of gesprek loopt uit. Terwijl je onderweg bent naar je nieuwe afspraak, bedenk je wat je zult gaan zeggen. Sorry, het liep wat uit? Of het was zo druk, ik ben de tijd helemaal vergeten. Of ben je bezig een smoes te verzinnen, over mist, gladheid, een file of een omleiding? Een smoes moet wel een beetje kloppen. Tegelijk voelen velen aan dat een smoes een smoes is. Je had als het echt tot vertraging leidt, rekening kunnen houden met mist, gladheid of een omleiding! Ik ben zelf niet zo goed in smoezen. Mensen die mij kennen – waaronder mijn dochter – heeft het meteen door. Ze ziet het aan mijn gezicht, hoort het aan mijn stem en houding.

Het is een drukke week. Ik heb meerdere afspraken om mensen en organisaties te helpen bij hun opgave. De ene zit in een crisis, de ander heeft ondersteuning nodig bij het formuleren van strategisch beleid. Weer een andere organisatie verkent een fusie en weer anderen willen van elkaar af. Ook zijn er mensen die persoonlijke begeleiding c.q. coaching vragen. Ik rijd het hele land door. Ik lunch onderweg, ik heb flesjes water en repen ontbijtkoek in de auto liggen. Ik heb een afspraak in een zalencentrum in het midden van het land met vier personen. Het zijn drie verschillende organisaties die nauwer willen gaan samenwerken. Eén van de redenen is dat ze elkaar goed aanvullen en wijkgerichte ouderenzorg nog beter kunnen organiseren. De ene doet specialistisch, verpleegkundig werk aan huis, is goed in de schoonmaak en maaltijden en de ander is goed in vervoer, dagbesteding en hulpmiddelen. Kortom, het hele plaatje samen kan mensen in de wijken goede zorg en ondersteuning bieden.

Mijn afspraak in Den Haag loopt een half uur uit. Het is eind van de middag. Voordat ik de parkeergarage verlaat, stuur ik nog even een berichtje uit. Ik moet toch wachten bij de betaalautomaat waar een hele rij voor mij staat (zucht). ”Vanwege het verkeer kom ik waarschijnlijk te laat, hiervoor mijn excuses.” Immers, het is altijd druk op dit tijdstip, zo is mijn redenering. Ik wurm mij vervolgens door het drukke verkeer in de randstad richting het midden van het land. Ik probeer net tegen de boete grens – van iets meer dan 100 km per uur – te rijden.

Dan kom ik bij de locatie en zet mijn auto aan de stekker. Ik loop gehaast naar binnen en vraag bij de receptie waar ik moet zijn. Het is zaal “Berk” waar we vanwege Corona op gepaste afstand overleg hebben. Ik kom de zaal binnen en die blijkt helemaal leeg te zijn. Ik ben 20 minuten te laat. Ik schrik even. Zullen ze boos zijn vertrokken? Is er iets gebeurd? Ik kijk op mijn telefoon. Ik zie een berichtje dat een deelnemer te laat is vanwege een crisisberaad in zijn organisatie, maar dat hij onderweg is. Ik zie dat ik ook twee voicemailberichten heb. Ik luister die uit. Eén deelnemer laat weten dat hij de kinderen onverwacht van school moest ophalen en een ander moest omrijden om medicatie te halen voor zijn schoonvader die hier dringend om verlegen zit. Ik ga zitten. Ik bel het nummer van de receptie en vraag of er ook koffie wordt bezorgd. “Oh sorry, we hebben het erg druk, maar het komt eraan.”

Kort daarna komt de een na de ander de zaal binnen. De excuses – al dan niet smoezen – worden herhaald. Dan komt de koffie binnen. “Sorry, dat we te laat zijn, we hebben op dit moment personeelstekort”.

Ik dacht even, welke smoes is nu de echte, de drukte of het personeelstekort? Misschien allebei? Ik houd mijn gedachten voor me en bedank de bediende voor de koffie. Het valt even stil, we kijken elkaar aan. Dan schieten we allemaal in de lach. Wat een hilarisch moment, allemaal excuses, de ene smoes is nog beter dan de ander. Onze smoezen en die van het zalencentrum erbij. Het was voor mij een mooi bruggetje om dit als thema in te brengen bij ons gesprek over samenwerking of zelfs fusie. De verkenning van de samenwerking, die voor de gesprekspartners best spannend is, verdraagt geen smoezen! Hier moeten we open, eerlijk en transparant aan tafel zitten. Pas dan kun je afspraken maken. In een aantal volgende gesprekken kwam het thema “geen smoezen” vaker terug.

Dit heeft enorm geholpen. Het is nu een jaar geleden en de samenwerking verloopt goed. Zonder smoezen wordt er samengewerkt. En wat belangrijker is: op de website van het samenwerkingsverband staat: afspraak is afspraak en die komen we na!

Uit een eerste klanttevredenheidonderzoek blijkt een waardering van bijna een negen. Met name dat “beloftes worden nagekomen” scoort hoog. Het samenwerkingsverband heeft hier ook echt een doelstelling van gemaakt. En dat werkt! Ik heb mezelf na deze mooie les ook voorgenomen met smoezen te stoppen door ze voor te zijn; ervoor te zorgen dat ik op tijd kom, me goed voor te bereiden en anderen niet onnodig te laten wachten. Drukte overkomt je niet, maar doe jezelf! We hebben het niet druk, maar doen druk! Laten we de smoezen en snelle excuses zoveel als mogelijk uitbannen door ze te voorkomen. Afspraak is afspraak en die kom ik na. Het leven wordt een stuk plezieriger en we hoeven elkaar geen excuusverhalen op de mouw te spelden. Doet u mee (van politieke leiders naar de overheid, van bestuurders van publieke organisatie tot de zorgverleners, de leerkrachten en anderen in de uitvoering)? Afspraak is afspraak en die kom je na! Wat zal Nederland erop vooruitgaan als we ons daar allemaal aan zouden houden!