1. ‘Grassroot solutions’
De medewerkers die het meest te maken hebben met het op te lossen probleem, worden samen verantwoordelijk voor de uitvoering van de ontwikkelopdracht.
Bij het redesign werkten we daarom in alle fasen met multidisciplinaire teams van directbetrokkenen uit de verschillende organisaties in de keten.

2. Heldere concrete opdracht
Support van het topmanagement en daarbij een heldere, concrete opdracht. In de eerste fase was de landelijk programmadirecteur Vreemdelingen & Migratiecriminaliteit van de politie opdrachtgever en werd met hem de opdracht geconcretiseerd en vastgesteld. Daarnaast zorgde hij dat er voldoende capaciteit werd vrijgemaakt om aan het redesign te werken en fungeerde hij als ambassadeur en ‘hitteschild’ naar de omgeving. In de latere fasen werd de opdracht verbreed, en vervulde de programmadirecteur van het programma Flexibilisering Asiel deze rol, samen met de lijndirecteuren van de ketenpartners die als stuurgroep fungeerden.

3. De oplossing wordt ook ingevoerd
Belangrijk is dat een dergelijke opdracht niet verzandt in de zoveelste werkgroep die een min of meer vrijblijvend rapport met theoretische aanbevelingen schrijft. Om dat te voorkomen belooft het topmanagement in principe dat de oplossing die zij aandragen ook zal worden ingevoerd. Mits natuurlijk de opdracht binnen de kaders is uitgevoerd en er voldoende ‘bewijs’ is dat het werkt. Dat vraagt dus niet alleen een ontwerp, maar ook een in de praktijk uitgevoerde en getoetste oplossing die blijkt te voldoen aan de eisen. In het door ons uitgevoerde redesign hebben we het identificatieproces anders ingericht en hebben we aan het begin van het proces een ketenbreed triage- en regiepunt ingevoerd. Hierdoor kan de instroom van asielzoekers gedifferentieerd worden naar bijvoorbeeld complexe en eenvoudige zaken. Ook is er daardoor mogelijkheid om van een strak en lineair proces naar een meer cyclisch proces te gaan om daarmee correcties en aanpassingen mogelijk te maken – zonder dat dit tot extra lange procedures leidt.

4. Een iteratief ontwikkelproces met prototyping en experimenten
In een complexe omgeving met veel afhankelijkheden als die van de vreemdelingenketen volgt uit een analyse niet één op één een ontwerp van de perfecte oplossing. Die oplossing ontstaat stapsgewijs door op basis van een analyse en een eerste ontwerp meerdere experimenten te doen, de oplossing te testen, te evalueren en bij te stellen. Dit wordt een iteratief proces genoemd. Daarom hebben we in verschillende rondes toegewerkt naar het herontwerp zoals dat hierboven beknopt is geschetst. Die rondes bestonden uit analyse, herontwerp, experiment en evaluatie.

5. Zichtbare, meetbare resultaten en rapportages
Om de steun van de top (en het zittend management) waar te kunnen maken, is ‘bewijs’ nodig dat het redesign werkt en is transparant rapporteren essentieel. In deze opdracht was dit extra van belang gezien de politieke relevantie van de aangedragen oplossingen. Rapportages en ontwerpen zijn van operationeel niveau tot op het niveau van de verantwoordelijk staatssecretaris gedeeld en besproken. Bij elke volgende fase was steun nodig van alle uitvoerende organisaties. We moesten dus zowel de operationele realiteit hanteren, het samenspel in de keten regisseren áls de politieke realiteit bedienen. Door elke iteratie van een evaluatie te voorzien was het topmanagement in staat de voortgang te monitoren en gericht opdracht te geven voor een volgende fase.