Klachtenregeling de Galan Groep B.V.

De Galan Groep BV[1] hecht groot belang aan zorgvuldig en kwalitatief adviseren en veel waarde aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Klachtbehandeling zien wij dan ook als een vorm van kwaliteitsbewaking. Heeft u hierover een tip, suggestie of feedback, dan horen wij dat graag. U kunt hiervoor uiteraard terecht bij uw vaste contactpersoon, of mail ons op office@galangroep.nl.

Bent u onverhoopt niet tevreden over onze dienstverlening, en heeft u dit niet, of onvoldoende kunnen bespreken en oplossen met onze adviseurs, dan kunt u gebruik maken van onze formele klachtenprocedure. Hierin staat beschreven hoe wij omgaan met een klacht en wat u van ons mag verwachten en de wijze waarop klachten kunnen worden ingediend.

Wat is een klacht?

Een klacht is een afwijking van een verwachting ten aanzien van onze dienstverlening, het handelen van een van onze medewerkers of een opgeleverd product. Een klacht kan ook een voorstel tot verbetering inhouden. Alvorens het formele traject van afhandeling van een klacht te bewandelen, zullen we altijd eerst proberen de klacht direct op te lossen met de betrokken. Mocht dit niet tot een bevredigende oplossing leiden, dan kan de klacht volgens de beschreven procedure kenbaar gemaakt worden.

Hoe kan ik een klacht indienen?

• Een klacht kan gemaild worden naar office@galangroep.nl.
• Beschrijf een beknopte omschrijving van de aard van de klacht en de eventuele betrokkenen.
• De Galan Groep hanteert aparte procedures voor (mogelijke) schending van privacy en meldingen over ongewenst gedrag. Hiervoor kun u melding maken via privacy@galangroep.nl.
• Voor opdrachtgevers van Galan Interim Management BV houden wij ons aan de gedragscode en reglement voor professionele Interim Managers[2].
• Voor opdrachtgevers van organisatieadviesopdrachten houden wij ons aan onze klachtenprocedure en de richtlijnen van de gedragscode van OOA[3].

Wanneer krijg ik een reactie?

• Binnen twee werkdagen krijgt u een ontvangstbevestiging en eerste reactie waarin wij aangeven welke stappen wij gaan nemen.
• Binnen twee werkweken krijgt u een inhoudelijke reactie op uw klacht. Indien de afhandeling meer tijd vraagt, stellen wij u hiervan binnen deze twee werkweken op de hoogte. Wij onderbouwen de reden voor uitstel en geven een nieuwe reactietermijn af.

Hoe behandelt de Galan Groep mijn klacht?
Wij bevestigen de ontvangst van uw klacht.

• In het geval van adviesopdrachten onderzoeken wij de klacht.
• De persoon die de klacht behandelt, is zelf niet betrokken geweest bij de situatie waarover de klacht gaat.
• In een persoonlijk of telefonisch gesprek passen wij hoor en wederhoor toe en toetsen wij de klacht aan de hand van de bijbehorende afspraken en kaders – zoals opgenomen in onze offertes en de beroepsregels. Hiervan maken wij een schriftelijk verslag welke wij delen met de betrokkenen.
• Wij informeren u schriftelijk over de formele uitkomst van het onderzoek naar de klacht. Ook laten wij weten welke (eventuele) maatregelen wij hebben genomen of gaan nemen.
• De Galan Groep registreert alle klachten en de uitkomsten van het onderzoek en bewaart deze minimaal drie jaar. Wij registreren de aard van de klacht en de getroffen maatregelen.
• De behandeling van klachten vindt plaats onder wederzijdse geheimhouding. Als wij informatie van derden nodig hebben, vragen wij vooraf om uw toestemming. Eenieder die betrokken is bij de afhandeling van de klacht en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan diegene het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijze moet kennen, is verplicht tot geheimhouding van deze gegevens, ook nadat diegene geen betrokkenheid meer heeft.

Als ik niet tevreden ben met de reactie van de Galan Groep?

• Is de interne klachtenprocedure doorlopen en bent u ontevreden over de uitkomst? Dan heeft u de mogelijkheid om in beroep te gaan Cohedron te bereiken via privacy@cohedron.nl. Deze heeft de opdracht om als onafhankelijke derde op te treden en een bindende uitspraak te doen.
• Geschillen die niet in onder onderling overleg kunnen worden opgelost, kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter.

Slotbepalingen

Deze klachtenregeling is vastgesteld door de Dagelijkse Leiding van de Galan Groep gaat in op 1 januari 2024.

[1] Met de Galan Groep wordt bedoeld: Galan Groep BV; Galan Opleidingen BV, GalanNXT BV, Galan Interim BV en Bright&Company BV

[2] Raad voor Interim Management

[3] OOA (Orde voor Organisatieadviseurs)