‘‘De Galan Groep heeft de JacobKliniek én het Spaarne Gasthuis tijdens de corona-crisis enorm geholpen”
09 juli 2020
DAAN VAN DUIN, MANAGER BIJ DE JACOBKLINIEK, VERTELT
OVER ZIJN SAMENWERKING MET DE GALAN GROEP
Sinds de uitbraak van het coronavirus in Nederland hebben instellingen in de ouderenzorg, zoals de JacobKliniek in Haarlem, een cruciale rol gespeeld in de opvang van covid–19-patiënten. Manager Geriatrische Revalidatiezorg/Eerstelijnsverblijf Daan van Duin van de JacobKliniek vertelt over de uitdagingen waarvoor hij kwam te staan en hoe de Galan Groep hem heeft geholpen deze uitdagingen het hoofd te bieden.
‘Kunnen we de JacobKliniek gebruiken als een opvangplaats voor coronapatiënten?’ is de vraag vrijdagavond 6 maart van het Spaarne Gasthuis. Omdat de druk op het Haarlemse ziekenhuis – en met name op de IC-afdeling – in de komende tijd te groot dreigt te worden, is het Spaarne Gasthuis op zoek naar geschikte locaties voor covid-19-patiënten. “De volgende ochtend zijn we direct aan de slag gegaan om één van de drie etages van onze kliniek om te bouwen tot een geschikte opvang voor covid-19-patiënten. Doordat bij ons de reguliere zorg acuut tot stilstand was gekomen, hadden we ruimte voor een opvangplaats met in totaal 30 bedden. Binnen vier dagen was alles up and running en konden we de eerste patiënten ontvangen.”
VOORRAAD IS EEN PUNT VAN ZORG
Doordat de JacobKliniek hemelsbreed 400 meter van het ziekenhuis is gelegen en de mogelijkheid heeft een sluis voor een cohort-afdeling te creëren waarin medewerkers beschermende pakken kunnen aantrekken, is het voor het Spaarne Gasthuis een perfecte locatie om uit te breiden. De kliniek heeft een kleine voorraad aan persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s), zoals mondmaskers, isolatiejassen en -schorten, brillen en handschoenen. Deze voorraad wordt, direct na binnenkomst van de eerste patiënten, een punt van zorg.
ONVOLDOENDE BESCHERMINGSMIDDELEN
“Toen we regionaal werden aangewezen als covid-unit was onze voorraad, bestemd voor het geval er een besmetting zou zijn binnen de kliniek, onze enige reserve. Omdat de veiligheid van onze medewerkers te allen tijde voorop staat, vond ik dat we vanuit de regio PBM’s voor de covid-unit moesten krijgen. Het ging zelfs zo ver dat ik heb aangegeven dat we geen enkele coronapatiënt konden opnemen als er onvoldoende beschermingsmiddelen zouden zijn.” Helaas kampte iedereen met hetzelfde probleem. De ruimtes waren beschikbaar, de zorgmedewerkers stonden klaar, maar zonder voldoende beschermingsmiddelen konden we niet aan de slag. Enorm frustrerend!”
INZICHT KRIJGEN IN DE PBM-VOORRAAD
Om inzicht te krijgen hoeveel coronapatiënten de JacobKliniek kan opnemen, is de hulp van de Galan Groep ingeschakeld. Associate partner Bernard Verbeek heeft de kliniek geholpen om snel realtime inzicht te krijgen in de voorraad. “Zowel de inzet van personeel als het type patiënt heeft invloed op de hoeveelheid beschermingsmiddelen. Wanneer je opschaalt in personeel ga je sneller door je voorraad heen. Daar komt bij dat ernstig zieke coronapatiënten intensievere zorg en dus meer PBM’s nodig hebben. Wat wij wilden weten was: hoeveel medewerkers kunnen wij, uitgaande van onze voorraad, inzetten om coronapatiënten te verzorgen?”
MET BEHULP VAN REKENTOOL SCENARIO’S SCHETSEN
In het eerste gesprek met de Galan Groep is direct de vertaling gemaakt van de registratie van het gebruik van de PBM’s naar het voorspellend vermogen van het gebruik. Samen met adviseurs Marit Timmers en Sven van de Putte is een rekentool ontwikkeld. “Hiermee kunnen we registreren en berekenen wie wanneer welke beschermingsmiddelen gebruikt, wat de kritieke PBM’s zijn en hoe lang het duurt om deze aan te vullen.” Aan de hand van voorspellende berekeningen kan de kliniek scenario’s schetsen wat er gebeurt met de voorraad als je qua personeel opschaalt. “Op deze manier hebben we niet alleen inzicht in de actuele voorraad, maar ook in toekomstige hoeveelheden.”
“Deze toepassing heeft ons niet alleen geholpen om in crisistijd onze inzet te optimaliseren, maar geeft ons ook in de nabije toekomst meer grip. Aansluitend op de steeds veranderende dagelijkse gang van zaken wordt de tool voortdurend doorontwikkeld.”
HOE WAS DE SAMENWERKING MET DE GALAN GROEP?
“De Galan Groep was in staat om het complexe vraagstuk heel snel eigen te maken. Dit deden ze door ter plekke cruciale en doorgrondende vragen te stellen. Binnen twee weken stond er een eerste versie van een werkend rekenmodel klaar, waarmee we direct aan de slag konden.”
”Deze vertaalslag naar een praktische, bruikbare oplossing heeft de JacobKliniek én het Spaarne Gasthuis in tijden van crisis enorm geholpen.”
Meer over de JacobKliniek in Haarlem
De JacobKliniek is een centrum voor revalidatie en herstel, gespecialiseerd in ouderenrevalidatie. De kliniek maakt onderdeel uit van de overkoepelende ouderenzorgorganisatie Sint Jacob, waar verspreid over acht locaties in regio Zuid-Kennemerland ruim 700 ouderen kunnen wonen of revalideren. Ongeveer 700 medewerkers en 450 vrijwilligers zetten zich voor deze cliënten in.
